home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Magnum One / Magnum One (Mid-American Digital) (Disc Manufacturing).iso / d6 / pc_gl35.arc / GENERAL.DOC next >
Text File  |  1990-11-21  |  9KB  |  233 lines
  1.  
  2.  
  3.       GENERAL INSTRUCTIONS FOR MEDLIN ACCOUNTING SHAREWARE
  4.  
  5.  
  6.      This disk contains the five programs of the Medlin
  7. Accounting Shareware System:
  8.  
  9.      PC-GL    Double Entry General Ledger
  10.      PC-AR    Accounts Receivable
  11.      PC-PR    Payroll Writing
  12.      PC-AP    Accounts Payable
  13.      PCINV    Invoice Writing
  14.  
  15.      Registration is $25 for the PCINV program and $35 for each
  16. of the other programs.  The registration fee entitles you to
  17. telephone support and a configuration program to change several
  18. parameters of the program.  Send a check to:
  19.  
  20.                Jerry Medlin
  21.                1461 Sproul Ave.
  22.                Napa, CA.  94559
  23.  
  24.      An order form is at the end of this manual.  To charge,
  25. call (707) 255-4475 between the hours of 8AM to 6PM, Pacific
  26. time.  We accept Master Card and Visa only.  You may also fax
  27. the order form to 707-255-9266.
  28.  
  29.      The programs are supplied in compressed form on this disk.
  30. Running the VIEWDOC program will uncompress the programs and
  31. install them on a disk or subdirectory of your choice.  The
  32. installation procedure consists of copying ONLY the program
  33. files to another disk -- DATA FILES ARE NOT AFFECTED AND WILL
  34. NOT BE ERASED.
  35.  
  36.  
  37. INSTALLING THE PROGRAMS ON A HARD DISK
  38.  
  39.      To install the programs on a hard disk, just run the
  40. VIEWDOC program.  You will be able to pick which programs you
  41. wish to install and change the installation path if necessary.
  42. If a subdirectory has not been created, the install routine will
  43. create one.  The main programs and any configuration programs
  44. included will be copied to the subdirectory.  If you are using
  45. PC-GL for the first time, the Standard Chart of Accounts will be
  46. copied to the subdirectory when you install the PC-GL program.
  47. If you already are using a chart of accounts, the program will
  48. not change it.
  49.  
  50.      If you have been using previous versions of Medlin
  51. Accounting Shareware, your previous data will remain intact.  NO
  52. EXISTING DATA WILL BE ERASED BY THE INSTALL ROUTINE.
  53.  
  54.      If you wish to install the programs on a drive other than
  55. C: drive and/or a subdirectory other than \ACCT, use CHANGE COPY
  56. DESTINATION to specify the drive and subdirectory.  (The drive
  57. and subdirectory together are called the path.)  You should
  58. install all four programs on the same subdirectory for easy
  59. accessiblity.
  60.  
  61.      Exit VIEWDOC by selecting QUIT from the menu.
  62.  
  63.      To run a program, first change to the subdirectory by
  64. typing:  CD \ACCT  then type the program name.  IE. type PC-GL
  65. to run PC-GL or PC-AR to run PC-AR.
  66.  
  67.  
  68. INSTALLING THE PROGRAMS ON A FLOPPY DISK
  69.  
  70.      Installing the programs requires formatting a program disk
  71. and a data disk, then using the VIEWDOC program to copy the
  72. programs to the program disk.  If you already have a program
  73. disk and data disk, skip formatting and just run the VIEWDOC
  74. installation program to copy the new programs to your old
  75. program disk.
  76.  
  77.  
  78. FIRST TIME INSTALLATION-FORMATTING DISKS
  79.  
  80. To format the data disk, put your DOS disk in drive A: and a
  81. blank disk in drive B: and type:
  82.  
  83.      FORMAT B:
  84.  
  85.      Leaving your DOS disk in drive A:, create a program disk by
  86. putting another blank disk in drive B: and type:
  87.  
  88.      FORMAT B:/S
  89.  
  90.      Put away your DOS disk.
  91.  
  92.      Move the formatted program disk to drive A: and put the
  93. supplied disk (this disk) in drive B: and type:
  94.  
  95.      B:VIEWDOC
  96.  
  97.      Select and install the programs you plan to use to the disk
  98. in drive A:. The INSTALL PROGRAM will copy the main program as
  99. well as the configuration program (included if you have
  100. registered for the program).  Exit the VIEWDOC program by
  101. choosing QUIT.
  102.  
  103.      To run any program, place the program disk in drive A: and
  104. the data disk in drive B: and type the name of the program
  105. followed by B:.  IE. type PC-GL B: to run the PC-GL program or
  106. PC-AR B: to run PC-AR.  If you have the configuration programs,
  107. you can use them to permanently set B: drive as the data drive.
  108. A configuration program is provided to registered users of each
  109. program.
  110.  
  111.  
  112. INTEGRATING THE PROGRAMS
  113.  
  114.      With the exception of PC-AP, the programs are not
  115. "integrated".  This means to get the sales totals from the
  116. Accounts Receivable program to the General Ledger program you
  117. must make a journal entry.  Likewise, the payroll totals need to
  118. be entered each month into the general ledger program.  Once you
  119. are familiar with the programs, this takes only a few minutes
  120. per month, and is more convenient than having all of the sales
  121. and payroll detail transferred to the general ledger program
  122. automatically.  The PC-GL manual includes a section on posting
  123. payroll and sales data to the General Ledger.
  124.  
  125.  
  126. POP-UP CALCULATOR
  127.  
  128.      All Medlin Accounting programs have a built in four
  129. function pop-up calculator that works like a standard pocket
  130. calculator (if there is such a thing).  Press the F10 key and a
  131. small box will appear in the lower right of your screen.  Enter
  132. a number and use the +, -, *, or / keys to add, subtract,
  133. multiply or divide.  If you call the calculator from a numerical
  134. entry field, (when _________.__ is displayed), the calculated
  135. amount may be plugged into the entry field.  Press the Enter key
  136. twice when leaving the pop-up calculator to plug the calculated
  137. amount.
  138.  
  139.  
  140. COMMAND LINE OPTIONS
  141.  
  142.      The configuration programs available to registered users
  143. allow you to specify a data path and colors for each program.
  144. You may also specify the desired data path and colors by adding
  145. them to the command line separated by blank spaces.  The
  146. commands are in the following order:  DATA PATH, BORDER COLOR,
  147. DATA COLOR, PROMPT COLOR AND BACKGROUND COLOR.  For example, if
  148. you run PC-GL by typing:
  149.  
  150. PC-GL B: 3 14 10 1
  151.  
  152. the program looks for data on the B: drive and uses Cyan
  153. borders, Yellow data, Light Green prompts with a Blue
  154. background.
  155.  
  156.      The programs always default to the color mode if you have a
  157. color board in your computer.  Adding /bw to the command line
  158. will force the programs to run without colors if your computer
  159. has a color or graphics board and a monochrome monitor.
  160.  
  161.  
  162. THE KEYBOARD
  163.  
  164.      The programs make liberal use of the PC's ten key pad for
  165. both numbers and commands.  At some places in the programs, the
  166. 10 key pad produces numbers and at other times the 10 key pad
  167. produces directional commands.  The programs disreguard the Num
  168. Lock status, so it is unnecessary to turn your Num Lock on and
  169. off as you switch from arrow keys to numbers.  The 10 key pad
  170. will produce numbers or commands depending on what is needed at
  171. that point in the program.  One slight side effect of this
  172. process is that for keyboards having separate arrow keys,
  173. pressing the arrow keys will produce numbers at times when the
  174. arrow keys are not needed.
  175.  
  176.  
  177.      These programs have been developed and refined over a
  178. period of six years.  I'm sure you'll find them better than
  179. anything else available.  So, relax, take a deep breath and get
  180. your books in order.
  181.  
  182.  
  183. MEDLIN ACCOUNTING SHAREAWARE    Remit to:  Jerry Medlin
  184.          ORDER FORM                        1461 Sproul Ave.
  185.                                            Napa, CA.  94559
  186.                                            Phone: 707-255-4475
  187.                                            Fax: 707-255-9266
  188.  
  189. PC-GL General Ledger Program            ($35)      ________
  190.  
  191. PC-AR Accounts Receivable Program       ($35)      ________
  192.  
  193. PC-PR Payroll Writing Program           ($35)      ________
  194.  
  195. PC-AP Accounts Payable Program          ($35)      ________
  196.  
  197. PCINV Invoice Writing (requires PC-AR)  ($25)      ________      
  198.           
  199. CA Residents add 6.25% Sales Tax                   ________
  200.  
  201.      Total Enclosed                                ________
  202.  
  203.  
  204. Name:   ________________________________________________________
  205.  
  206. Company:________________________________________________________
  207.  
  208. Address:________________________________________________________
  209.  
  210. City:   __________________________ State _______ Zip ___________
  211.  
  212. Check one:   5.25 inch OK? ____ or 3.5 inch disk required? ____
  213.  
  214. Payment by:   Check _____   MC _____  VISA _____
  215.  
  216. Card no.:  _____________________________________________________
  217.  
  218. Expiration:________________    Phone ___________________________
  219.  
  220. Cardholder
  221. Name      ______________________________________________________
  222.  
  223. Cardholder
  224. Signature  _____________________________________________________
  225.  
  226.  
  227. Where did you get our program?__________________________________
  228.  
  229. Sorry, no CODs or Purchase Orders.
  230. Latest version of all four programs and configuration programs
  231. for registered programs will be mailed by First Class Mail.
  232.  
  233.